เมื่อทุกๆธุรกิจ เดินทางมาถึงยุคนี้สมัยนี้ ยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจ รุนแรง ดุเดือด ค่าใช้จ่ายทุกๆอย่างสูงขึ้น ค่าแรง วัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าดำเนินการต่างๆ ต้องออกแรงกันมากขึ้น เพื่อให้แลกมาซึ่งกำไรต่อหน่วยที่นับวันจะลดลงๆ

ปัจจัยในการทำธุรกิจ ที่รู้ๆกันอยู่ทั่วไป มีอยู่ สองปัจจัย ที่สามารถพัฒนาได้อย่างมหาศาล และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ของการดำเนินธุรกิจของผู้ประกอบการได้อย่างยอดเยี่ยม คือ ปัจจัยด้านบุคลากร และด้าน การบริหารจัดการ เพราะปัจจัยอื่นค่อยข้างขยับขยายลำบาก 2 ตัวนี้จึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดในการ พัฒนา เพิ่มศักยภาพการแข่งขันให้กับองค์กรเรา ให้แข่งขันกับคู่แข่งได้ 

การพัฒนาคนเป็นเรื่องไม่ง่าย ต้องใช้เวลาพอสมควร กว่าจะสร้างคนแต่ละคน ให้มีความเชี่ยวชาญ มีศักยภาพในการทำงาน ต้องลงทุนลงแรง ลงเวลากันเอาเรื่องที่เดียว สร้างได้แล้วก็ยังไม่สามารถแน่ใจได้ว่า บุคลากรคนนั้น จะอยู่กับองค์กรไปอีกนานแค่ไหน แต่สิ่งที่สามารถรถทำได้โดยใช้ระยะเวลาที่สั้นกว่า ลงทุนน้อยกว่า(ในหลายๆเรื่อง) คือการปรับระบบการบริหารจัดการ ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

ในสภาพความเป็นจริงของหลายๆองค์กร กว่าจะรู้ว่า กระบวนการบริหารงานต่างๆ จะได้ผลหรือไม่ก็เกือบจะสายเกินไป คือรู้ตัวเมื่อผลงานมันปรากฏออกมาแล้ว หลายครั้งก็แก้ไขอะไรไม่ทัน 
ซึ่งที่ผ่านมา การบริหารงานในองค์กร ส่วนใหญ่ เป็นการบริหารจาก ความรู้ ประสบการณ์ และการคาดการณ์ อีกทั้งหลายๆขั้นตอนยังเป็นเรื่องของความรู้สึก เขามามีส่วนในการบริหารอีกด้วย

ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ ในด้านต่างๆขององค์กร ระบบหนึ่งที่ได้รับการยอมรับในประสิทธิภาพ ความชัดเจนในการปฏิบัติ คือ ระบบบริหารผลงาน

แนวทางของ ระบบการบริหารผลงาน เริ่มจาก

1. แนวคิด แนวทาง Concept หรืออะไรก็ได้ที่เกิดจาก ความต้องการของผู้ประกอบการ ซึ่งในการบริหารทั่วๆไป เรียกเท่ห์ๆ ว่า Vision (วิสัยทัศน์) แปลแบบบ้านๆเข้าใจง่ายๆว่า อยากเป็นอะไร ถ้าให้ชัดขึ้นอีกหน่อยคือ อยากเป็นอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่

2. ตามมาด้วย Mission (ภารกิจ หรือ พันธกิจ) แปลง่ายๆว่า ต้องทำอะไรบ้าง ที่จะทำให้บรรลุตามวิสัยทัศน์ แล้วบางท่านก็อาจสงสัย ว่าพันธ์กิจมาก่อน วิสัยทัศน์ได้มั๊ย แล้ว ต้องวิเคราะห์ ปัจจัยภายนอก ภายในอะไรกันตอนไหน 
ก็ต้องกลับไปถามตัวเราเองครับว่าตอนนี้องค์กรเราส่วนใหญ่ดำเนินกิจการมาแล้ว ใช่หรือไม่ ถ้าใช่จะเริ่มอะไรก่อนก็ได้ครับ แต่ทีสำคัญต้องตั้งต้นจากแนวคิด ทิศทาง และทุกอย่างต้องสอดคล้องกัน 

3. ลำดับต่อมา จะมีส่วนอื่นๆ ต่างสำนักก็ว่ากันคนละแบบ เช่น ต้องมีกลยุทธ์มาก่อนเป้าหมาย หรือ ด้านของ ค่านิยม ซึ่งนำไปสู่การสร้างวัฒนธรรมองค์กร อะไรต่างๆก็ว่ากันไป ผมจะไม่ลงรายละเอียดในส่วนนี้ แต่ถ้าจะให้แบบใช้ทำมาหากินได้จริง เอามาเพื่อลงมือปฏิบัติกันจริงๆ ก็ต้องมี เป้าหมาย

4. เป้าหมาย (Goal) หรือ วัตถุประสงค์ (Objective) หรือจะเรียกอะไรก็ตาม คือความต้องการที่เป็นรูปธรรม ว่าเป้าหมายต้องมีอะไรบ้าง ต้องการอะไร ด้านใดบ้าง และคิดจากเป้าหมายเหล่านั้น ระบุให้เป็นตัวเลขชัดเจน เพื่อ ที่จะสามารถนำไปเป็นตัวอ้างอิงที่ชัดเจนว่าเท่าไหร่ ปริมาณ จำนวน ยอดเงิน เปอร์เซ็นต์ ซึ่งเราจะเรียกว่า ตัวชี้วัด (Performance Indicator) 

5. เวลากำหนด ตัวชี้วัดเพื่อใช้ในขั้นตอนต่อไป เราต้องวิเคราะห์ให้ดีว่า ตัวชี้วัดไหน สำคัญ ตัวไหนสามารถสะท้อนถึงผลงานที่แท้จริงที่องค์กรต้องการ และสามารถจัดเก็บข้อมูลได้จริง คุ้มค่าต่อการวัดค่า เพราะถ้าวัดกันทุกตัวยิบย่อย ก็จะไม่เป็นอันต้องทำงานกันเลยทีเดียว แทนที่จะเอาระบบมาช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น กลับกลายเป็นฉุดปริสิทธิภาพการทำงานให้แย่ลง เพราะมัวแต่เก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น ดังนั้น ในการกำหนดตัวชี้วัด ก็จะเลือกเฉพาะตัวชี้วัดที่สำคัญ ที่มีความหมายต่อการแก้ปัญหา และพัฒนาองค์กรอย่างแท้จริง ซึ่งจะเรียกว่า (KPI : Key Performance Indicator)

คำถามสำคัญคือ มี KPI แล้วไงต่อ

ที่ผ่านๆมา ทุกองค์กรมีเป้าหมายในการทำงาน แต่ เป้าหมายนั้น ถือเป็นภาระรับผิดชอบเจ้าของกิจการ หรือ ผู้บริหารไม่กี่คน เช่น KPI เรื่องของ กำไร ใครต้องรับผิดชอบบ้าง หรือ บางองค์กร มีอัตราการลาออกที่สูงมาก แต่ก็ยกให้เป็นหน้าที่รับผิดชอบของ ฝ่าย HR แต่เพียงผู้เดียว ซึ่งจะเห็นว่า ไม่ได้ช่วยให้แก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างแท้จริง

ดังนั้น ในแนวทางการบริหารผลงานที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อเราได้ KPI ขององค์กรแล้ว สิ่งที่จะต้องทำต่อไปคือ การกระจาย KPI จากองค์กร สู่ผู้บริหารหน่วยงานต่างๆ ว่าใครต้องรับผิดชอบเรื่องอะไรบ้าง ต่างจากแบบเดิมๆ ที่ KPI ของผู้บริหารในแต่ละหน่วยงาน ต่างคนต่างเขียนกันเอง ตามหน้าที่ๆทำกันอยู่เป็นประจำ แต่พอเขียนไปแล้ว ก็กลับพบว่า
มันไม่ได้ช่วยสนับสนุน KPI ขององค์กร หรือช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย เอาเสียเลย

ส่วนหลักในการกระจาย KPI ที่มีประสิทธิภาพ จะมาแชร์ให้ฟังในตอนต่อไปครับ

สำหรับแนวทาง การทำระบบบริหารผลงานของผม
คุยกันแบบง่ายๆ ภาษาบ้านๆ เข้าใจตรงกัน เอาไปใช้งานกันจริงๆ
การบริหารงานไม่ใช่ทฤษฏีอย่างเดียว ขอให้ทุกอย่างมีเหตุมีผล และตอบโจทย์การใช้งานได้จริง

เท่านั้นก็เพียงพอ ... แล้วเจอกันใหม่ครับ